Thiết kế chương trình đào tạo (Phần 1)

Sau khi có dữ liệu từ bước phân tích nhu cầu đào tạo, chúng ta thiết kế chương trình đào tạo nhằm đáp ứng các khoảng trống năng lực cần thiết. Việc thiết kế này cần căn cứ dựa trên việc đánh giá chi tiết từng nhu cầu và cần xác định rõ một số yếu tố. Một mô hình đào tạo nên đảm bảo năm yếu tố: 

• Mục tiêu học tập nêu rõ các nhiệm vụ mà người học có thể thực hiện sau khi họ kết thúc quá trình học tập.
• Bài kiểm tra yêu cầu người học thực hiện công việc hoặc kiểm tra kiến thức theo tiêu chuẩn.
• Các bước học tập hoặc cơ sở cho biết cách thực hiện một tác vụ. Nếu hiệu suất chủ yếu là về bản chất nhận thức, thì hãy sử dụng Phân tích tác vụ nhận thức.
• Các yếu tố đầu vào mô tả những gì người học phải biết trước khi bước vào quá trình đào tạo. Giống như các trung tâm Anh ngữ yêu cầu hoặc kiểm tra đầu vào của học viên để có thể học tập một chương trình nhất định.
• Cuối cùng, quá trình học tập được sắp xếp và bố trí cấu trúc một cách có trật tự để tạo cơ hội tốt nhất cho việc học tập hiệu quả. 

Các yếu tố này đảm bảo cho việc thiết kế bám sát và là giải pháp cho mục tiêu mong muốn cuối cùng. Việc thiết kế càng chi tiết sẽ càng tăng khả năng hiện thực hóa kết quả.

I. Hiệu suất và mục tiêu học tập trong thiết kế giảng dạy

Ở trong giai đoạn phân tích nhu cầu đào tạo, chúng ta đã nhắc đến việc lập kế hoạch ngược để xác định các nội dung đào tạo.

Lập kế hoạch ngược

Điểm bắt đầu và cũng là mục tiêu của việc đào tạo là kết quả/hiệu suất mà việc đào tạo có thể thay đổi hoặc tác động. Mục tiêu này cho chúng ta biết những gì người học có thể làm sau khi họ hoàn thành quá trình đào tạo. Chúng ta có thể hình dung theo minh họa dưới đây:

Minh họa cho việc xây dựng chương trình dựa trên việc lập kế hoạch ngược

Việc thiết lập được các mục tiêu rõ ràng trong giai đoạn TNA cũng như đưa ra được các yếu tố cần thiết của giai đoạn thiết kế sẽ giúp ba nhóm sau hiểu rõ mình cần làm gì:

• Giảng viên biết cần tập trung vào nội dung nào để đào tạo.
• Người học biết họ cần học gì và sau đó làm gì.
• Ban lãnh đạo/Quản lý biết đang đầu tư các nguồn lực để giải quyết vấn đề gì.

Các mục tiêu đào tạo này thường gồm ba phần:

• Hành động có thể quan sát (nhiệm vụ)

Nội dung này mô tả rõ ràng về hiệu suất hoặc hành vi có thể quan sát được. Khi sử dụng câu để mô tả, chúng ta cần phải có động từ đi kèm. Ví dụ “nhập một tính năng” hoặc “chuyển vị trí”. Mỗi mục tiêu bao gồm một hành vi. Do đó, thông thường chúng ta chỉ nên sử dụng một động từ. Nếu có nhiều hơn một hành vi hoặc hành vi phức tạp, thì mục tiêu nên được chia thành một hoặc nhiều mục tiêu nhỏ hơn. Các mục tiêu này hỗ trợ mục tiêu sau cùng.

• Ít nhất một tiêu chí có thể đo lường (tiêu chuẩn)

Điều này yêu cầu chúng ta phải xác định một tiêu chí mà có thể xác định được về mặt số lượng, chất lượng, giới hạn thời gian… Để tìm ra tiêu chí này, chúng ta có thể sử dụng các câu hỏi như: “Có bao nhiêu?” “Nhanh như thế nào?” hoặc “Tốt như thế nào?”.

Ví dụ: “Ít nhất 5 cuộc gọi với khách hàng/ngày”, “Trong vòng 10 phút” và “Không có lỗi”. Chúng ta cũng có thể xây dựng nhiều hơn một tiêu chí đo lường được.

Trong các trường hợp, chúng ta nên cân nhắc tiêu chí về thời gian. Tiêu chí này chỉ nên đưa ra khi xác định các tiêu chuẩn thời gian về công việc. Trong các trường hợp khác, chúng ta nên hướng đến tới tiêu chuẩn về số lượng, chất lượng của công việc.

• Điều kiện thực hiện

Đây là tập hợp các yếu tố, điều kiện để xảy ra hành động. Điều kiện này xác định các công cụ, quy trình, nguyên vật liệu, phương tiện được sử dụng để thực hiện nhiệm vụ. Đó có thể là chú thích như “tham khảo sổ tay hướng dẫn” hay “thực hiện theo quy trình đóng gói sản phẩm A” hoặc là “xử lý bảng dữ liệu B mà không cần xem hướng dẫn”…

Một số ví dụ về mục tiêu:

Ví dụ 1: Viết email trả lời khách hàng không mắc lỗi chính tả.

• Hành động quan sát được: viết thư trả lời khách hàng (email)
• Tiêu chí đo lường: không mắc lỗi chính tả
• Điều kiện thực hiện: sử dụng email cá nhân

Ví dụ 2: Sao chép đầy đủ bảng từ bảng tính excel sang word trong vòng 3 phút mà không cần tham khảo hướng dẫn.

• Hành động có thể quan sát: sao chép bảng từ bảng tính vào word
• Tiêu chí đo lường: trong vòng 3 phút
• Điều kiện thực hiện: không cần tham khảo hướng dẫn

Lưu ý: Điều kiện thực hiện cũng có thể bao gồm một biến số như trong ví dụ tiếp theo.

Ví dụ 3: Hãy mỉm cười với tất cả các khách hàng, ngay cả khi bản thân cảm thấy mệt mỏi, trừ khi khách hàng đang tức giận.

• Hành động có thể quan sát: nụ cười
• Tiêu chí đo lường: ở tất cả các khách hàng
• Điều kiện: ngay cả khi đang mệt mỏi
• Biến: trừ khi khách hàng đang tức giận

Lưu ý: Chúng ta cũng có thể sử dụng cụm từ “Sau khi đào tạo, nhân viên có thể . . .” 

Ví dụ 4: Sau khi được đào tạo, công nhân có thể xếp hàng lên xe bằng xe nâng với 2 lần di chuyển/hàng, trong cả ca đêm và ca ngày, trừ nhóm hàng kính.

• Hành động có thể quan sát: xếp hàng bằng xe nâng
• Tiêu chí có thể đo lường: hai lần di chuyển/hàng
• Điều kiện: cả ca đêm và ca ngày
• Biến: trừ nhóm hàng kính

Mục tiêu cần đạt được nên phù hợp chứ không nên đặt quá cao. Ví dụ nếu nhân viên yêu cầu cần thiết là gõ 40 từ/phút thì việc đào tạo để đạt 60 từ/phút có thể không thực sự hiệu quả. 

Để có thể xác định các mục tiêu đúng, việc chúng ta sử dụng các động từ cũng hết sức quan trọng. Chúng ta có thể tham khảo mô hình các cấp độ tư duy của Bloom’s Taxonomy hoặc tham khảo bảng dưới đây khi đưa ra các động từ:

People	Data	Things
Advising	Accounting	Agility & Speed
Briefing	Analyzing	Assembling
Communicating	Balancing	Calibrating
Consulting	Budgeting	Constructing
Coaching	Collecting	Cooking
Facilitating	Comparing	Crafting
Following Through	Compiling	Growing Things
Giving Feedback	Computing	Hammering
Guiding Discussions	Creating	Hand & Eye Coordination
Influencing	Designing	Handling & Packaging
Initiating	Estimating	Have Finger Dexterity
Instructing	Evaluating	Inspecting
Interviewing	Forecasting	Maintaining
Managing	Idea Generating	Maneuvering
Mentoring	Imagining	Manufacturing
Motivating	Interviewing	Molding
Negotiating	Organizing	Motor Skills
Persuading	Planning	Operating
Public Speaking	Problem Solving	Painting
Selling	Researching	Precision with Hands
Sponsoring	Retrieving Info	Preparing
Supervising	Surveying	Repairing
Teaching	Sorting	Setting Up
Training	Synthesizing	Using My Hands
Tutoring	Systematizing	Weaving

II. Phát triển các bài kiểm tra

Trong bước này, các bài kiểm tra được xây dựng để đánh giá mức độ nắm vững các mục tiêu học tập của người học.

Mục đích của bài kiểm tra là thúc đẩy sự phát triển của người học. Các bài kiểm tra giúp thu thập dữ liệu về sự thay đổi kiến thức, kỹ năng, thái độ của người học sau khi được đào tạo. Thông qua việc hoàn thành các bài kiểm tra, chúng ta có thể ghi nhận được sự tác động của đào tạo tại các thời điểm đang như thế nào. Người học đã chuyển biến về kiến thức, hành vi đến đâu. Thông qua các bài kiểm tra ta cũng có thông tin phản hồi cho cả người học và người chia sẻ, đào tạo.

Lập kế hoạch kiểm tra

Trước khi thực hiện xây dựng các bài kiểm tra chi tiết, chúng ta nên xây dựng một bản kế hoạch kiểm tra theo từng thời điểm. Việc này liên quan trực tiếp tới quá trình đo lường và đánh giá hiệu quả đào tạo sau này. Mỗi chuyên đề đào tạo sẽ cần xác định trước sẽ thu thập thông tin sau đào tạo ở mức độ nào về hiểu biết hoặc hành vi cần đạt được. Bên cạnh đó, cùng là kiểm tra về hiểu biết và tư duy của người học nhưng ở những tầng bậc khác nhau cũng sẽ yêu cầu độ khó khác nhau. Ví dụ việc yêu cầu người học mô tả, liệt kê (nhớ kiến thức) sẽ dễ hơn so với việc cần người học phân tích, đánh giá.

Các loại bài kiểm tra

Dưới đây là một số gợi ý về các loại bài kiểm tra mà chúng ta thường sử dụng:

Kéo và Thả

Một số bài kiểm tra có thể xây dựng theo hướng kéo thả để giúp người học nhớ lại thông tin một cách chính xác. Các bài kiểm tra này thường kết nối hai trường thông tin có liên kết mật thiết với nhau. Một trong những bài kiểm tra đơn giản nhất bạn có thể sử dụng trong chương trình đào tạo hội nhập ví dụ yêu cầu học viên kéo các sự kiện vào các năm tương ứng hay sắp xếp các sản phẩm dịch vụ đang có của công ty vào các nhóm. Các sản phẩm dịch vụ có thể nhiều hơn các sản phẩm dịch vụ đang cung cấp để tạo ra độ khó cũng như hiểu biết có chiều sâu đối với người học.

Kiểm tra hiệu năng

Bài kiểm tra năng lực cho phép người học thể hiện một kỹ năng đã được hướng dẫn trong một chương trình đào tạo. Ví dụ: mục tiêu học tập “hoàn thành bản vẽ thiết kế sơ bộ với 5 nội dung theo tiêu chuẩn trong vòng 1 giờ với không quá 3 lỗi cơ bản”. Các nội dung tiêu chuẩn của bản vẽ sơ bộ đã được quy định sẵn, các nội dung cơ bản cũng được quy định để người học nắm được. Các lỗi này trên thực tế là các tiêu chuẩn công việc đang sử dụng trong công việc. Thông qua việc thực hành, chúng ta có thể đánh giá xem người học có thể ứng dụng các kiến thức đã học vào thực tiễn như thế nào, việc nào đã làm tốt, việc nào cần cải thiện.

Kiểm tra viết

Một bài kiểm tra viết có thể bao gồm các loại câu hỏi sau đây:

• Câu hỏi mở: Đây là câu hỏi không giới hạn số câu trả lời. Người học có thể tùy ý trình bày theo quan điểm và hiểu biết của bản thân.
• Câu hỏi trắc nghiệm: câu hỏi này đưa ra một số lựa chọn và người học được yêu cầu chọn câu trả lời đúng nhất (một hoặc nhiều đáp án).
• Thang điểm xếp hạng: Loại câu hỏi này yêu cầu người học xếp hạng một danh sách các mục.
• Tự luận: Yêu cầu trả lời bằng câu văn, đoạn văn hoặc bài văn ngắn. Nhận xét, góc nhìn của từng người học tạo ra sự khác biệt lớn trong cách giáo viên chấm điểm các câu hỏi này. 

Nhiều lựa chọn

Đây là loại câu hỏi được sử dụng phổ biến nhất trong các bài kiểm tra. Câu hỏi này có thể có một hoặc nhiều đáp án đúng. 

Ví dụ: Bộ phận nào thực hiện lưu trữ tài liệu sau đào tạo? (khoanh tròn vào đáp án đúng)

1. Phòng Hành chính nhân sự
2. Phòng Kiểm soát nội bộ
3. Phòng chức năng có nhân viên cử đi học
4. Phòng công nghệ quản trị

Các câu trả lời nên có sự tương đồng để tránh việc lựa chọn quá dễ dàng. Bên cạnh đó, chúng ta cũng có thể bổ sung thêm phần giải thích sự lựa chọn để học viên có thể trình bày quan điểm ở một số câu hỏi. Điều này giúp cho chúng ta có thêm các cơ sở để xác định về hiểu biết của người học.

Chúng ta cũng không nên đưa ra các câu hỏi mà nội dung của câu hỏi dù trả lời được cũng không đem lại ý nghĩa quá nhiều cho học viên. 

Ví dụ: “Công ty sử dụng phần mềm Office 365 từ năm nào?” Hay “Phòng Hành chính nhân sự đang có mấy nhân sự L&D?”

Đúng và sai

Chúng ta sử dụng loại câu hỏi đúng/sai khi không thể xây dựng ba hoặc nhiều yếu tố khác để kiểm tra người học. Với một câu hỏi đúng/sai, dù người học không thực sự nắm được kiến thức thì họ vẫn có xác suất trả lời đúng là 50%. Chính vì thế hãy cân nhắc khi sử dụng loại câu hỏi này.

Câu hỏi mở

Các câu hỏi mở giúp đem lại nhiều góc nhìn hơn các câu hỏi trắc nghiệm vì chúng cho chúng ta thấy cách mà học viên tư duy, diễn giải kiến thức. Tuy nhiên, chúng mất nhiều thời gian để xây dựng và khó chấm điểm hơn. Câu hỏi mở có thể dưới dạng trực tiếp và gián tiếp:

Các bài kiểm tra được xây dựng trong giai đoạn nào theo mô hình ADDIE? (trực tiếp)

Khi hoàn thành bài kiểm tra, học viên cần bấm vào mục… (gián tiếp) (học viên cần điền vào… để hoàn thành câu trả lời).

Khảo sát thái độ

Khảo sát thái độ giúp ghi nhận kết quả của một chương trình đào tạo, tổ chức hoặc các cá nhân được chọn. Vì thái độ được định nghĩa là cấu trúc tiềm ẩn và bản thân chúng khó quan sát được, nên chúng ta cần xác định một số loại hành vi đại diện cho thái độ. Hành vi này sau đó có thể được ghi nhận như một chỉ số của thái độ.

Để đảm bảo tính thực tế, việc khảo sát phải được thực hiện nhiều lần vì thái độ của nhân viên sẽ thay đổi theo thời gian. Các phép đo trước và sau nên được thực hiện để chỉ ra những thay đổi về thái độ. 

(còn tiếp)

Người viết: 3B

Biên tập: Thuỳ Dương