Thành công với TOP 10 kỹ năng dành cho nhà lãnh đạo (Phần II)

Trong cuốn sách của mình, Padurean đã liệt kê  TOP 10 “kỹ năng thông minh” có thể  giúp các nhà quản lý quản trị tốt một biến số có thể xem là phức tạp nhất: “Con người”. Ở phần trước, chúng ta đã cùng nhau tìm hiểu 3 kỹ năng thành công đầu tiên dành cho nhà lãnh đạo, hãy cùng nhau tiếp tục khám phá 7 kỹ năng còn lại và rút ra cho bản thân những bài học có thể áp dụng trong công việc của bạn:

1. 1. Khả năng thích nghi 
   2. Sẵn sàng trong nhận thức 
   3. Sự trưởng thành trong cảm xúc 
   4. Kỹ năng theo sau 
   5.  Khiêm tốn
   6. Kỹ năng lắng nghe
   7. Quản trị cấp trên
   8. Quan điểm đa chiều
   9. Hòa nhập tích cực
   10.  Ghi nhận nhân viên

Ghi chú: Padurean là Phó Hiệu trưởng và cũng là Trưởng khoa của khóa “Học tập qua hành động” (Learning Action) tại Trường Kinh doanh Châu Á, một đối tác giáo dục của MIT Sloan. Cô cũng đồng giảng dạy khóa học MIT Sloan Executive Education về đổi mới chiến lược cho các nhà lãnh đạo và doanh nhân. 

4. Kỹ năng theo sau  (Followership)

Followership hay có tên gọi khác là “Supporting Leader”. Liệu “Leader” có ý nghĩa gì không nếu không có bất kỳ “Followers” nào? Chắc chắn là không, Followers chính là yếu tố cấu thành nên “Leadership”. Lãnh đạo hay quản lý là người thụ hưởng cũng như chịu trách nhiệm đối với kết quả công việc của cấp dưới. Bởi vậy, nắm rõ kỹ năng theo sau cũng như tuân thủ là cách người lãnh đạo đặt mình vào vai trò của nhân viên để hiểu họ cần gì, yếu ở đâu, từ đó có phương cách giúp đỡ, hỗ trợ nhân viên làm tốt công việc của mình.

“Leader” cần có mục tiêu (Goal), nhưng cần hơn hết là phải có “Followers” – những thành viên tin tưởng, ủng hộ và tích cực hỗ trợ để đạt được mục tiêu đã đặt ra. Followers phải là những người biết cách thực thi các kế hoạch hành động một cách đúng đắn. 

Mối quan hệ giữa “Leader” và “Followers”, giữa nhà lãnh đạo và nhân viên chỉ được xác lập chặt chẽ khi cả hai đều hiểu về nhau, cởi mở, quan tâm, dễ tiếp cận, sẵn sàng hỗ trợ nhau, giao tiếp minh bạch và cùng cam kết hành động để đạt được mục tiêu chung. 

Các Key Actions gợi ý cho nhà lãnh đạo: 

• Tin tưởng và hỗ trợ: hiểu rõ và sẵn sàng hỗ trợ các nguồn lực cần thiết để nhân viên hoàn thành tốt các nhiệm vụ phụ trách, như: tài chính, nhân lực, kiến thức, lòng tin; coaching/mentoring để định hướng và dẫn dắt họ đạt được những mục tiêu và kế hoạch đặt ra.
• Làm gương: Bất cứ một tổ chức nào cũng là hình bóng nối dài của một cá nhân và chính phẩm cách của người đó quyết định tính cách của tổ chức (Ralph W. Emerson). Thử quan sát trong tổ chức của mình, bạn có thể thấy hình ảnh phản chiếu của người lãnh đạo trong tác phong, tinh thần của từng đội nhóm. Đội nhóm tuân thủ, tập trung hướng đến mục tiêu chung chắc chắn sẽ có người lãnh đạo chỉn chu với tinh thần kỷ luật cao và ngược lại.
• Ghi nhận và phản hồi thông tin: Trong tháp năm nhu cầu Maslow, nhu cầu được tôn trọng đứng ở vị trí thứ tư. Thường xuyên được ghi nhận kết quả công việc mang lại cảm giác được tôn trọng đối với followers, từ đó gia tăng động lực cũng như niềm tin tích cực vào khả năng của bản thân. Việc thường xuyên tương tác và trao đổi thông tin giữa lãnh đạo và cấp dưới cũng giúp giảm thiểu tình trạng thiếu sót thông tin hoặc nắm bắt sai lệch.

5. Khiêm tốn (Humility) 

Không ai có thể thành công nếu chỉ làm mọi việc một mình, dù bạn là ai đi nữa thì bạn vẫn có giới hạn nhất định về sự hiểu biết và năng lực của mình, “núi này cao thì vẫn có núi khác cao hơn”. Chúng ta cần có sự khiêm tốn để nhận ra giới hạn trong khả năng của bản thân và chấp nhận kết hợp với những người cộng sự khác. Mỗi người có thế mạnh, kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm khác nhau, nếu cùng cộng hưởng và bổ trợ cho nhau thì kết quả sẽ tuyệt vời hơn rất nhiều. 

Các Key Actions gợi ý cho nhà lãnh đạo:

• Thừa nhận mỗi người đều có những thế mạnh, kiến thức, kỹ năng và kinh nghiệm khác nhau, ai cũng sẽ có cái hay của riêng mình.
• Không ngủ quên trong chiến thắng, dù bạn có giỏi giang và thành công như thế nào thì bạn vẫn không thể làm tốt tất cả mọi thứ một mình.
• Không chủ quan, chúng ta cần xem xét và cân nhắc kỹ lưỡng một vấn đề ở nhiều phương diện khác nhau.
• Tinh thần cầu thị và học cách lắng nghe nhiều hơn.
• Chấp nhận rằng, sự hiểu biết của con người luôn có giới hạn so với thế giới, mình không thể nào biết hết tất cả và sẵn sàng xin góp ý/hỏi ý kiến khi cần thiết. 

6. Kỹ năng lắng nghe (Listening) 

“Thông thường, chúng ta nghĩ lắng nghe là một kỹ năng thụ động. Nhưng thực tế thì, lắng nghe lại là một kỹ năng chủ động đòi hỏi sự chú tâm hoàn toàn. Điều này có nghĩa là bạn cần thật sự tập trung vào thời điểm hiện tại khi lắng nghe” — Jin Sohn, học viên khóa MBA 22 tại Asia School of Business chia sẻ.

Tưởng chừng như đơn giản nhưng thực ra lắng nghe là kỹ năng cần được chú tâm rèn luyện. Không chỉ dùng tai để tiếp nhận thông tin, người nghe cần xử lý thông tin và đưa ra phản hồi phù hợp với từng hoàn cảnh và đối tượng khác nhau. Lắng lòng và nghe một cách toàn tâm, toàn ý, đó là một kỹ năng quan trọng và cần thiết cho hầu hết các mối quan hệ trong cuộc sống và công việc của chúng ta.

Các Key Actions gợi ý cho nhà lãnh đạo:

• Khai thác ngôn ngữ cơ thể: tập trung vào đôi mắt, nét mặt, cử chỉ, hành vi của người nói, để nhận biết các dấu hiệu trong giao tiếp, từ đó lựa chọn sự phản hồi phù hợp. Ví dụ, khi một nhân viên đang trình bày về những khó khăn đang gặp phải khi thực hiện dự án nào đó, bạn hãy nghiêng nhẹ người về phía họ, ánh mắt tập trung vào họ, thỉnh thoảng “à, ừm, vậy à,…” để thể hiện rằng, bạn đang chú tâm đến câu chuyện của họ và vẫn đang lắng nghe.
• Tập trung: Tuyệt đối không ngắt lời người đang nói, không có những hành động thể hiện sự chán nản, thiếu tập trung vào câu chuyện (ví dụ như: thở dài, làm việc khác, đảo mắt liên tục về các hướng khác, khoanh tay trước ngực,…).
• Phản hồi: Phản hồi thường xuyên và liên tục trong cuộc trao đổi để đối phương biết rằng bạn đang lắng nghe và hiểu những gì họ đang nói: 
  • Tóm tắt một vài ý vừa nói hoặc lặp lại vài từ cuối và im lặng. 
  • Xác nhận lại: dùng cách diễn đạt của bản thân để nói lại vấn đề đã nghe, xác nhận xem mình đã hiểu đúng chưa? 
  • Đặt các câu hỏi follow-up: sử dụng mô hình STAR, 5W1H sẽ hữu ích cho các tình huống này. 

7. Quản trị cấp trên (Managing up) 

Theo định nghĩa từ Harvard Business Review, quản trị cấp trên nghĩa là “trở thành phiên bản cấp dưới tốt nhất trong khả năng, tạo ra giá trị đối với quản lý trực tiếp và công ty”. Ở vai trò là người lãnh đạo, hãy hiểu rõ khái niệm này và giúp đỡ cấp dưới của mình có thể “quản trị cấp trên” hay nói cách khác là đứng ở vai trò của cấp trên để hiểu rõ hơn về kỳ vọng của lãnh đạo dành cho họ.

Key Actions gợi ý cho nhà lãnh đạo: 

• Mục tiêu và thông điệp nhất quán:  Hãy hướng mọi người tập trung vào mục tiêu chung nhất của tổ chức. Và duy trì truyền tải một thông điệp xuyên suốt cả quá trình làm việc rằng, tất cả chúng ta ở đây đều suy nghĩ và hành động hướng đến một kết quả tốt nhất cho tập thể và mỗi người.
• Khuyến khích quan điểm/ý kiến: Luôn tiên phong và khuyến khích mọi người phát biểu đóng góp góc nhìn mới; trưng cầu ý kiến của các thành viên trước những quyết định quan trọng. Nếu ai đó đưa ra những phản hồi hoặc ý kiến trái chiều với bạn thì cũng hãy thể hiện sự ghi nhận và trân trọng đóng góp của họ.
• Chia sẻ mục tiêu và kỳ vọng: Bạn hãy luôn chia sẻ cho nhân viên hiểu rõ sự kỳ vọng của bạn và mục tiêu chung cần đạt được là gì? Chẳng hạn, mỗi khi giao một nhiệm vụ nào đó cho nhân viên, bạn cần trao đổi rõ các thông tin cơ bản như: Công việc này yêu cầu cụ thể như thế nào? Kết quả mong đợi là gì? Thời hạn khi nào cần hoàn thành (Deadline)? Những tài liệu/thông tin gì nhân viên cần biết để thực hiện hạng mục này tốt hơn? Bạn cũng nên cho nhân viên thời gian và cơ hội để làm rõ các thông tin với bạn trước khi bắt đầu thực hiện công việc được giao.
• Đúng thời điểm: Bạn cũng cần nắm bắt được khi nào/thời điểm nào/bối cảnh nào bản thân mình hoặc nhân viên sẽ dễ dàng đưa ra những phản hồi tích cực nhất để làm việc hiệu quả hơn. Ví dụ, một vài người sẽ tràn đầy năng lượng tích cực vào buổi sáng từ 10h-11h,… Học cách đặt mình vào vị thế của nhau để thấu hiểu và đồng cảm: một môi trường để mọi người tự do phát biểu ý kiến, chia sẻ quan điểm cá nhân thì mọi người phải thật sự thấu hiểu và kiểm soát cảm xúc cá nhân thật tốt. Vì ai cũng có vui, buồn, giận hờn, thất vọng,… nên để “Managing up” thì trước tiên hãy tự quản trị bản thân.

8. Quan điểm đa chiều (Multiple perspectives) 

Một trong những bí quyết của các đội nhóm có hiệu suất cao là tạo dựng môi trường khuyến khích những quan điểm đa chiều. Việc cộng tác sẽ chẳng có ý nghĩa gì nếu các thành viên luôn đồng thuận trong mọi tình huống, thậm chí trong trường hợp tệ nhất có thể họ sẽ cùng đưa nhau “xuống hố”. Điều đó cũng có nghĩa là “quyết định của lãnh đạo luôn đúng”, mọi người chỉ nghe và làm theo mà thiếu đi sự phản biện, cùng xây dựng hoặc đóng góp thêm ý tưởng mới.

Các Key Actions gợi ý cho nhà lãnh đạo:

• Sử dụng công cụ để khai mở và rèn luyện tư duy đa chiều. Ví dụ Phương pháp sáu chiếc mũ tư duy, 5W1H, Connecting the dots, Fishbone diagram,…  Quan sát và lắng nghe đủ sâu và tổng quát để hiểu rõ vấn đề.
• Học cách đặt câu hỏi để có góc nhìn đa chiều về một sự vật, sự việc hoặc hiện tượng nào đó.
• Đặt câu hỏi liên quan đến mục tiêu chung, mô hình gợi ý CISS: 
  • Continue: Điều gì nên tiếp tục làm/giữ lại/duy trì? 
  • Improve: Điều gì cần cải thiện hoặc có thể làm tốt hơn? 
  • Stop: Những việc gì nên dừng lại? Cái nào đang gây lãng phí? 
  • Start: Những sáng kiến/ý tưởng/cách làm mới nào nên bắt đầu? 
• Tóm tắt lại các ý tưởng/giải pháp và tìm kiếm sự đồng thuận chung, thường là cả nhóm cùng bình chọn. 

9. Hòa nhập tích cực (Productive inclusion) 

“Hòa nhập, chào đón tất cả các tài năng độc đáo của mọi người, kể cả những người từ các cộng đồng biệt lập với xã hội, có thể giúp doanh nghiệp của bạn phát triển và trở nên độc đáo, đa dạng và khác biệt hơn (unique, diverse, and special)” — Yi-Ren Wang, Trợ lý Giáo sư môn “Hành vi tổ chức” tại Asia School of Business cho biết.

Những năm gần đây, có thể bạn đã nghe thấy thuật ngữ DEI&B (Diversity Equity Inclusion & Belonging – Đa dạng Bình đẳng Hòa nhập & Thuộc về) nói về các yếu tố để xây dựng doanh nghiệp phát triển, nâng cao năng suất lao động cũng như gắn kết. Các nghiên cứu chỉ ra rằng, sự hòa nhập tại nơi làm việc mang lại cho cá nhân cảm giác “nơi tôi thuộc về”, từ đó thúc đẩy năng suất lao động, sự sáng tạo trong công việc cũng như đưa ra các quyết định “sáng suốt” hơn.

Các Key Actions gợi ý cho nhà lãnh đạo:

• Tôn trọng sự khác biệt, đa dạng, bản sắc và cá tính của mỗi người, công tư phân minh.
• Tạo ra môi trường để ai cũng được tự do ngôn luận, nêu lên ý kiến riêng của mình và được tôn trọng. 

10. Ghi nhận thành tích/điểm mạnh của người khác 

“Sự ghi nhận không chỉ là đưa ra đánh giá về hiệu quả công việc của ai đó mà còn là trân trọng những đóng góp và tầm quan trọng của họ đối với tổ chức, đối với dự án, một sáng kiến hoặc thậm chí là một mối quan hệ nào đó. Nó vừa là động lực, vừa là công cụ đào tạo giúp chúng ta hiểu những gì mình đã làm tốt.” — theo Giảng viên Quốc tế MIT Sloan, tác giả Loredana Padurean. 

Các Key Actions gợi ý cho nhà lãnh đạo:

• Nhà lãnh đạo cần hiểu được ý nghĩa của việc ghi nhận, không chỉ phản hồi cho nhân viên biết họ đã làm tốt thế nào mà còn tạo động lực cho mọi người cùng nhau nỗ lực để làm tốt hơn nữa, xây dựng môi trường làm việc tích cực và gia tăng hiệu suất.
• Người quản lý thường xuyên ghi nhận nhân viên trước tập thể hoặc tổ chức và có những phần thưởng tương xứng. Phần thưởng đôi khi không nhất thiết phải là hiện kim, nhưng quan trọng nhất vẫn là cho nhân viên cảm giác được trân trọng và nhìn nhận đúng với những nỗ lực của họ.
• Thiết kế hệ thống danh hiệu ghi nhận hoặc cơ chế khen thưởng nhân viên xuất sắc của tháng/quý/năm… Hoạt động khen thưởng, ghi nhận phải thể hiện được ý nghĩa, công bằng và minh bạch, tránh mang tính hình thức hoặc tiêu cực.
• Tổ chức “Ngày hội tri ân nhân viên” (Employee Appreciation Day) và mời gia đình đến tham dự.
• Gửi Bravos card/Thank you card để ghi nhận hoặc cảm ơn lẫn nhau (cấp trên ghi nhận nhân viên, nhân viên ghi nhận cấp trên, nhân viên ghi nhận lẫn nhau,…).
• Dành cho nhân viên được 1 ngày nghỉ để làm việc mình thích (hoặc được nghỉ vào ngày sinh nhật của họ) như một hình thức thưởng sau một quá trình hoặc đạt được kết quả gì dó.
• Cung cấp và gợi ý cho nhân viên các cơ hội học tập, phát triển hoặc luân chuyển vị trí, thử thách với những cơ hội mới.
•  Người quản lý có thể lên LinkedIn viết “recommendation” cho nhân viên của mình. 

Biên soạn: Vũ Thị Khánh Nga và Lê Phương Quyên dựa trên các thông tin tham khảo từ MIT Sloan School of Management