Nghệ thuật tinh tế: Làm sao để nhắc nhở đồng nghiệp mà không gây ra khó chịu?
Trong quá trình làm việc nhóm, không thể tránh khỏi việc xảy ra mâu thuẫn nội bộ. Một trong các nguyên nhân phổ biến là khi đồng nghiệp của bạn bắt đầu lơ là nhiệm vụ khiến công việc bị tồn đọng, làm trì trệ tiến độ của dự án. Thay vì báo với cấp trên, bạn hãy cố gắng giải quyết trực tiếp với những đồng nghiệp đó trước. Bạn không có quyền khiển trách họ, nhưng bạn vẫn có thể khéo léo nhắc nhở họ về trách nhiệm công việc. Cho nên là, hướng giải quyết hiệu quả chính là phải xuất phát từ mong muốn giúp mọi người quay trở lại đúng hướng đi. Hãy cân nhắc các hướng tiếp cận sau đây:
Trước khi tranh cãi với đồng nghiệp
Bạn cần chuẩn bị những lý lẽ hợp lý và chặt chẽ. Vì vậy, trước khi bắt đầu, bạn phải thực sự suy nghĩ xem liệu cuộc trò chuyện này đã được chuẩn bị kỹ lưỡng hay chưa. Bạn có thể tự trả lời 3 câu hỏi sau:
- Liệu bản thân đã sẵn sàng tự mình giải quyết những vấn đề này mà không cần đến sự hỗ trợ của cấp trên không?
- Bạn có sẵn sàng chấp nhận những feedback hay không?
- Việc cải thiện tình hình đó đem lại lợi ích như thế nào đối với cá nhân bạn và cả tổ chức?
Việc trả lời những câu hỏi trên trước khi quyết định xem có nên trò chuyện với đồng nghiệp của bạn hay không là điều cần thiết. Nếu như tất cả các câu trả lời là có thì bạn có thể bắt đầu câu chuyện. Nhưng hãy nhớ rằng, nên góp ý bằng cả lòng tốt, sự quan tâm và thông cảm. Và cũng giữ một sự thận trọng nhất định nhé.
Bạn nên dùng một thái độ đồng cảm trong toàn bộ cuộc trao đổi
Bởi có những sự thật bạn sẽ không biết, đôi khi chỉ là đồng nghiệp bạn có thể đang bận việc cá nhân nên tiến độ công việc bị ảnh hưởng, đó là lý do tại sao bạn nên tìm hiểu và bắt đầu nói chuyện cùng họ với một thái độ xây dựng, tích cực và sẵn sàng hỗ trợ.
Và khi trò chuyện, hãy cho họ biết rằng bạn cũng đang tìm kiếm giải pháp để đôi bên cùng có lợi. Hãy đưa ra những ví dụ cụ thể về vấn đề khó khăn mà cả nhóm đang gặp phải và hỏi ý kiến của họ về nguyên nhân tại sao điều này có thể xảy ra. Qua đó, đồng nghiệp của bạn có cơ hội nhìn nhận lại mức độ ảnh hưởng của vấn đề. Và đôi khi bạn chỉ cần gọi tên được đúng vấn đề giúp họ, còn giải pháp có thể đến từ việc mọi người cùng ngồi lại sau đó.
Khi nào bạn nên bỏ qua và khi nào thì nên bắt đầu
Cũng có trường hợp đồng nghiệp sẽ dễ nổi giận hoặc đưa ra những ý kiến không phù hợp trong buổi trao đổi. Vào lúc này thì việc báo cáo vấn đề lên quản lý của bạn là điều nên làm.
Nếu bạn đã nói chuyện với đồng nghiệp về mối quan ngại nhưng vấn đề vẫn chưa được giải quyết, bạn vẫn có lựa chọn là phản ánh lên quản lý, nhưng theo Fishbowl’s Work-Life bowl, điều tốt nhất nên làm lúc bây giờ là để mọi thứ diễn ra một cách tự nhiên nhất. Có ý kiến cho rằng: “Hãy lên tiếng khi việc đồng nghiệp lơ là trách nhiệm gây tác động và ảnh hưởng trực tiếp đến bạn, còn không thì hãy giữ im lặng.”
Cho nên thỉnh thoảng, bạn chỉ cần thành thật với chính mình: đồng nghiệp của bạn có thực sự gây cản trở tiến độ của mọi người trong việc hoàn thành công việc hay đơn giản chỉ là bạn không hợp với họ? Hãy luôn tìm cách tiếp cận họ một cách khéo léo, chu đáo và tránh vội kết luận khi chưa biết rõ nguyên do. Bạn có thể thấy rằng, một cuộc trò chuyện thật lòng không chỉ mang lại lợi ích mà nó còn hỗ trợ tốt hơn cho quá trình là việc chung của cả nhóm.
Một tập thể tốt đó là tất cả mọi người giữ vững được trách nhiệm trong công việc. Hãy luôn tiếp cận những cuộc trò chuyện này một cách chu đáo và tránh vội kết luận. Bạn có thể thấy rằng một cuộc trò chuyện thành thật và cởi mở sẽ giúp khám phá ra những cách làm việc mới có thể mang lại lợi ích và hỗ trợ tốt hơn cho cả nhóm.
