Các phương pháp thực tiễn nhằm giảm thiểu thiệt hại do trộm cắp tại nơi làm việc

Mặc dù trộm cắp tại nơi làm việc tồn tại dưới nhiều hình thức, việc ngăn chặn hoàn toàn cũng gặp nhiều khó khăn. Nhưng doanh nghiệp có thể giảm thiểu rủi ro này thông qua một loạt các biện pháp tích cực, thực hiện giám sát phù hợp theo quy định pháp luật và tổ chức điều tra kịp thời.

“Hành vi đánh cắp tại nơi làm việc có thể bao gồm lấy trộm vật tư văn phòng trị giá dưới 100 đô la cho đến thiết lập các giao dịch kinh doanh giả mạo dẫn đến thiệt hại hàng triệu đô la,” chia sẻ từ Teresa Hardymon, luật sư của Fisher Phillips tại Columbus, Ohio.

Các vụ mất cắp thường được ghi nhận là lấy cắp cả tài sản vật chất hoặc thông tin điện tử. Ngăn chặn và theo dõi việc lấy cắp dữ liệu có phần khó khăn hơn so với tài sản vật chất.

Theo Zoe Argento – một luật sư của Littler ở Denver – hai loại dữ liệu quý giá và nhạy cảm thường dễ bị lấy cắp đó là: thông tin cạnh tranh và thông tin cá nhân.

Thông tin cạnh tranh có thể bao gồm danh sách khách hàng. Thông tin cá nhân ví dụ như số An sinh xã hội, số bảo hiểm y tế và số tài khoản tài chính, có thể được dùng phổ biến trong các vụ trộm cần yêu cầu xác nhận danh tính. Bên cạnh đó, nhân viên cũng có thể bán thông tin này trên các trang web giao dịch bất hợp pháp để thu về một số tiền lớn.

Ngoài ra, nhân viên có thể sử dụng thông tin nhằm làm nhục đồng nghiệp hoặc khách hàng. “Tôi đã thấy các trường hợp nhân viên vì tức giận mà đã lăng mạ đồng nghiệp bằng cách đăng thông tin sức khỏe của những người đó lên mạng xã hội.” Argento chia sẻ.

Thậm chí có tình huống phức tạp đến mức nhân viên lấy thông tin cá nhân – ví dụ, thông tin sức khỏe của bệnh nhân hoặc thông tin an toàn của nhân viên – để gửi cho chính người đang tố cáo công ty, cô nói.

“Nhân viên có quyền gửi khiếu nại tới các cơ quan về những vi phạm liên quan đến an toàn và pháp lý, nhưng công ty phải bảo vệ thông tin cá nhân và ngăn chặn sự tiết lộ không được phép,” Argento giải thích.

Những Biện Pháp Tích Cực

Bước đầu tiên quan trọng trong việc chống lại hành vi đánh cắp tại nơi làm việc chính là một chương trình đảm bảo tính tuân thủ và đạo đức. “Việc này giúp đặt ra tiêu chuẩn và làm rõ kỳ vọng từ công ty về  quy tắc đạo đức.” Hardymon nói.

Các chương trình thanh tra có thể giúp xác định các vấn đề tiềm ẩn, từ đó đưa ra những  hướng dẫn nhằm cải thiện hoạt động kiểm soát nội bộ, cô chia sẻ.

“Một giải pháp giúp doanh nghiệp phát hiện các điểm bất thường đó là ứng dụng phân tích dữ liệu. Điều này đặc biệt hữu ích khi xử lý lượng thông tin lớn.” Hardymon chia sẻ.

Ví dụ, khi cần xác định “nhân viên ma” (ghost employee), là những nhân viên không có thật nhưng được nhận lương từ doanh nghiệp rồi từ đó chuyển về tài khoản của kẻ lừa đảo, doanh nghiệp có thể sử dụng một chương trình phân tích dữ liệu để kiểm tra lại thông tin tài khoản ngân hàng của nhân viên. “Phương pháp này có thể nhanh chóng xác định thông tin tài khoản ngân hàng trùng lặp trong khi tên nhân viên khác nhau, từ đó giúp chỉ ra sự hiện diện của nhân viên ma,” cô nói.

 

Bên cạnh đó còn những biện pháp quan trọng khác, theo Argento, bao gồm:

• Yêu cầu người lao động ký các thỏa thuận bảo mật có quy định rằng: hành vi lưu giữ thông tin bí mật cho các mục đích không được phép hoặc sau khi chấm dứt hợp đồng là hành vi vi phạm hợp đồng, theo đó sẽ được can thiệp pháp lý.
• Ghi lại và theo dõi việc truy cập vào các cơ sở dữ liệu chứa thông tin quan trọng thông qua các thông tin đăng nhập độc nhất (login credential) để xác định ai đang truy cập vào các cơ sở dữ liệu cũng như xem thời điểm truy cập của họ.
• Ghi lại và theo dõi quá trình tải xuống, truyền đi và in ấn thông tin quan trọng.
• Ngăn chặn việc sử dụng các thiết bị nhớ cầm tay như ổ đĩa flash trên hệ thống của công ty.
• Triển khai phần mềm ngăn thất thoát dữ liệu.

“Chỉ cung cấp quyền truy cập vào thông tin quan trọng khi nhất thiết cần được biết.” Argento chia sẻ.

Giám Sát

“Giám sát là một phần quan trọng trong việc ngăn chặn trộm cắp. Khi nhân viên biết rằng họ đang được giám sát, họ ít có khả năng lấy cắp hơn.” Christopher Olmsted, một luật sư của Ogletree Deakins tại San Diego chia sẻ. 

“Đối với những nơi đã từng gặp phải việc đánh cắp, chủ doanh nghiệp nên xem xét việc giám sát thông qua camera tại các khu vực chung.” Argento nói.

Nhưng đừng bỏ qua nhu cầu riêng tư của nhân viên.

Việc giám sát có thể vi phạm vào quyền riêng tư nếu thực hiện khi không có thông báo và, trong một số trường hợp, không có sự đồng ý. Doanh nghiệp cần đạt được sự đồng thuận trước khi tiến hành giám sát qua ghi âm hoặc ngăn chặn tin nhắn.

“Ngay cả khi có thông báo, doanh nghiệp cũng không nên tiến hành giám sát video trong phòng tắm, hay khu vực thay đồ và tủ cá nhân,” Argento nói thêm. “Việc giám sát quá gắt gao có thể làm tổn hại tới tinh thần của nhân viên.”

Điều tra

Khi đối tượng tình nghi đã bị bắt, thậm chí đến mức rất khó tránh khỏi việc bị sa thải, nhưng doanh nghiệp không nên sa thải người lao động ngay trong buổi đối chất đầu tiên. Điều nên làm lúc này là tạm đình chỉ họ cho đến khi cuộc điều tra kết thúc và khi kết quả được xác định.”  Hardymon nói.

Trong quá trình điều tra, David Baron – luật sư tại Seward & Kissel ở New York City – khuyến nghị rằng nên phỏng vấn các nhân chứng trước khi làm việc với đối tượng tình nghi. Hardymon chia sẻ: “Tại điểm khởi đầu của bất kỳ cuộc điều tra nào về cáo buộc trộm cắp, nhân viên bị cáo buộc cần được thông báo rằng việc tham gia vào các cuộc điều tra của công ty là bắt buộc. Doanh nghiệp cần cung cấp cho họ một thông báo bằng văn bản rằng việc từ chối hợp tác có thể dẫn đến quyết định sa thải.”

Ít nhất hai người nên tham gia vào công tác điều tra và, lý tưởng nhất, ít nhất một trong số họ không quen biết nhân viên bị cáo buộc. “Tất cả các nhân chứng nên cung cấp lời khai viết tay của họ; hồ sơ điều tra cũng phải bao gồm lời khai từ góc nhìn của nhân viên bị cáo buộc”. “Nếu một nhân viên thừa nhận hành vi trộm cắp, hãy yêu cầu họ thú nhận bằng văn bản. Điều này không đồng nghĩa rằng lời thú nhận ấy đùng để thay thế cho một bộ tài liệu điều tra hoàn chỉnh.”

“Nếu có dấu hiệu của việc trộm cắp nhưng bằng chứng không đủ thuyết phục, doanh nghiệp không nên tự cáo buộc nhân viên bằng các từ ngữ “trộm cắp”, “không trung thực”, lấy đó là lý do để phạt hoặc sa thải nhân viên” Hardymon cho biết. “Nếu sử dụng các từ này, tòa có thể yêu cầu công ty chứng minh rằng nhân viên đã thực sự phạm tội,”. Thay vào đó, doanh nghiệp nên sử dụng ngôn ngữ thể hiện quan điểm thiếu tin tưởng vào nhân viên, Hardymon khuyến nghị.

Sự can thiệp từ Cơ quan chức năng

Doanh nghiệp có thể chọn báo cáo vụ án cho cơ quan chức năng hoặc không, nhưng tốt hơn là nên báo cáo.” Olmsted nói.

“Nếu những tổn thất ấy thuộc trường hợp được bảo hiểm chi trả, công ty cần có nghĩa vụ phải nộp một báo cáo điều tra từ cảnh sát khi yêu cầu chi trả từ bảo hiểm,” ông giải thích. “Hơn nữa, làm việc với cơ quan chức năng có thể là cách tốt nhất để khôi phục tiền và tài sản.”

Cơ quan chức năng có thể tiến hành các cuộc tìm kiếm và trong nhiều trường hợp là có thể phục hồi tài sản. Ngoài ra, tòa án hình sự thường yêu cầu bị cáo hoàn trả tiền nếu bị cáo thật sự có hành vi trộm cắp.

“Báo cáo các hành vi tội phạm cho cơ quan chức năng là một tín hiệu mạnh mẽ ngăn chặn các hành vi trộm cắp trong tương lai,” theo Olmsted.

——————-
Biên soạn: Nguyễn Hữu Luân và Thùy Dương dựa trên các thông tin tham khảo từ bài viết Practical Ways to Reduce Workplace Theft (SHRM)