Bí quyết làm chủ thời gian trong công việc
Guồng quay cơm áo gạo tiền ngỡ như bất tận.
Hầu hết chúng ta ai cũng đều đang bận rộn giải quyết “núi” công việc, chăm sóc con cái và mang cảm giác như thể đang lao vào guồng quay bất tận để chi trả cho hàng loạt chi phí, nào là chi phí sinh hoạt, chi phí ăn uống, chi phí học tập, vv… Càng đảm đương nhiều trách nhiệm, chúng ta càng có xu hướng đánh đổi thời gian mà lẽ ra nên dành để nâng cao sức khoẻ bản thân hoặc để thắt chặt tình cảm với gia đình và bạn bè thân thương.
Bản chất của “làm chủ thời gian” là “đưa ra quyết định đúng đắn”
Bởi so với sự cân nhắc kỹ lưỡng trước mỗi quyết định chi tiền thì chúng ta lại dễ có thói quen lãng phí thời gian hơn. Cụ thể, chúng ta thường ôm đồm những việc không cần thiết, đặt ưu tiên cao nhất cho mọi nhiệm vụ, cũng như thường xuyên ngồi vào các cuộc họp không rõ định hướng.
Thêm nữa, vì sợ rằng kết quả công việc không như ý nên chúng ta nhất quyết tự mình vật lộn với đống công việc mà không bàn giao hay chia sẻ cho bất cứ ai. Điều này dẫn đến việc chúng ta dành cả ngày chỉ để canh chừng thông báo tin nhắn điện thoại và email. Ngay cả khi công cụ công nghệ được mang đến để giúp ta xử lý công việc trôi chảy hơn thì ta cũng không sẵn lòng tận dụng.
Theo đà ấy, thời gian quý báu của chúng ta trôi đi một cách lãng phí và vĩnh viễn không thể mua lại được bằng bất cứ giá nào. Tất bật với công việc mang đến cho ta quyền lực cùng địa vị nhất định trong xã hội, nhưng liệu đó có phải là mục đích sống cuối cùng của ta?
Cuốn sách “The Top Five Regrets of the Dying” (tạm dịch: “Năm điều tiếc nuối lớn nhất của con người khi đứng trước cửa tử”) viết bởi Bronnie Ware, một nữ y tá chuyên chăm sóc bệnh nhân giai đoạn cuối, đã chỉ ra rằng một trong những niềm tiếc nuối lớn nhất của con người trong những giây phút cuối đời trên giường bệnh là họ đã dành quá nhiều thời gian cho công việc.
Dẫu thế, cuộc đời của những doanh nhân giàu có lại mang tới góc nhìn khác. Từ niềm tin vào triết lý nghe có vẻ nghịch lý như “làm ít, được nhiều”, những người này tìm ra cách quản lý thời gian một cách khôn ngoan nên trông như thể họ có thêm thời gian.
Đây cũng là thông điệp mà tôi có trình bày trong cuốn “The Case for the 6-Hour Workday” (tạm dịch: “Tối ưu năng suất chỉ trong 6 tiếng làm việc”). Bạn không cần phải tin điều này, nhưng hệ quả của việc lãng phí thời gian là một cuộc đời gắn chặt vào màn hình máy tính suốt 11 tiếng, bởi 8 tiếng không đủ để bạn làm xong việc cần làm.
Vì thế, nếu bạn thực sự muốn tối ưu quỹ thời gian của mình để làm được nhiều việc có ý nghĩa hơn thì hãy cân nhắc những phương pháp sau.
1. Tự động hoá dòng chảy công việc
Ngày nay, hầu hết các công việc đều có thể được tự động hóa. Tuy nhiên, vẫn còn nhiều cá nhân và doanh nghiệp đang chưa biết tận dụng tối ưu các công cụ tự động hoá phổ biến hiện nay nhằm giúp tiết kiệm thời gian, tối ưu năng suất.
Cụ thể, những công việc có thể tự động hoá bao gồm:
• Pháp lý: Khai thác dữ liệu; phân tích và rà soát hợp đồng
• Sales: Xây dựng khách hàng tiềm năng, chăm sóc khách hàng tiềm năng, phát triển kế hoạch và ý tưởng, chuẩn bị cuộc họp, thu thập thông tin khách hàng, thu thập thông tin đối thủ cạnh tranh.
• Marketing: Tạo mẫu email thiết kế sẵn, phân phối content marketing, tái sử dụng content (content repurposing), quảng bá content.
• Công nghệ (IT): Sao lưu dữ liệu, quản trị mạng, bảo trì hệ thống PC, tạo tài khoản, truyền tập tin (file transfer), trích xuất dữ liệu.
• Nhân sự (HR): Sắp lịch chi lương, thu thập hồ sơ ứng viên
• Phát triển/lập trình: Tập lệnh để sao chép tệp và thực hiện các vòng lặp, tối ưu hóa hiệu quả hình ảnh
• Dịch vụ khách hàng: Lập bảng khảo sát, tổng hợp thắc mắc từ khách hàng
Các công cụ hỗ trợ hiện đang được ưa chuộng:
• Quản lý quy trình làm việc: Zapier.com, IFTTT.com
• Đăng bài và hỗ trợ lên lịch đăng bài trên mạng xã hội: Buffer và HootSuite
• Lên lịch họp: FreeBusy, Calendly, youcanbookme
• Tái sử dụng content: Repurpose.io
2. Tận dụng các nguồn lực bên ngoài
Đối với những công việc cần được thực hiện theo quy trình cụ thể, khó tự động hóa được, ta có thể xem xét ủy nhiệm cho các cá nhân phù hợp trong nội bộ tổ chức, hoặc thuê đơn vị bên ngoài để gia công hay thực hiện. Đặc biệt nếu đó là những công việc rủi ro thấp, đơn giản, lặp đi lặp lại mà bạn có thể thuê người khác làm với chi phí thấp hơn đáng kể so với tiền công theo giờ của bạn, tại sao bạn vẫn phải tự làm các công việc này?
Naval Ravikant – người sáng lập AngelList – đề xuất lập một mức tiền công theo giờ mà bản thân mong muốn và dùng nó làm thước đo cho mọi quyết định của bản thân. Ông nhấn mạnh:
“Đừng bao giờ làm bất cứ điều gì khi lợi nhuận thu lại ít hơn so với thời gian bạn bỏ ra, cho dù đó là việc tham gia vào một cuộc họp hay trả lại một kiện hàng từ Amazon… Nếu tôi buộc phải trả lại một món hàng mà giá trị của nó ít hơn mức thu nhập hằng giờ của tôi, tôi thà vứt nó đi còn hơn.”
“Bạn dành bao nhiêu phần trăm quỹ thời gian cho các đầu việc đáng giá $10/giờ?”
Việc bạn làm đáng giá $10 hay $10.000 một giờ?
“Tôi dành phần lớn thời gian của mình cho các công việc chỉ đáng giá $10/giờ” là câu trả lời phổ biến nhất. Khi tôi thuyết phục mọi người tìm đơn vị bên ngoài để thực hiện các công việc đơn giản thì thường nhận được câu trả lời rất thẳng thắn, thành thực: “Tôi không rảnh mà ngồi tìm đơn vị thuê ngoài!”
Bạn cần phải bỏ thời gian ra mới thu lại được thời gian, nhưng tương tự như lãi kép, khoảng thời gian mà bạn tiết kiệm được sau này sẽ lớn hơn gấp nhiều lần so với khoảng thời gian bạn đầu tư ban đầu.
Ngay cả một công việc mà bạn chỉ mất 5 phút cho mỗi lần thực hiện, mỗi ngày làm 5 lần thì khi cộng lại, bạn sẽ tốn tận 15 ngày mỗi năm cho công việc đó, và đấy là chưa tính tới “cognitive switching costs” – khoảng thời gian hao phí khi chuyển trạng thái từ việc này sang việc khác.
Để tìm được đơn vị thuê ngoài cho các công việc mang lại ít giá trị, hãy thử các công cụ sau:
• Đối với công việc đơn giản hằng ngày: GetMagic.com, TaskRabbit.com
• Đối với công việc đòi hỏi sự sáng tạo, có trợ lý ảo để hỗ trợ: Upwork.com, Freelancer.com
3. Họp càng nhiều càng kém hiệu quả?
Sau quá trình làm việc cùng cựu quản lý của mình tại một ngân hàng lớn của Úc, tôi đặt ra câu hỏi: “Vì sao lúc nào cũng phải có đầy đủ 12 người tham dự mỗi cuộc họp? Vì sao thời gian họp tận 3 tiếng đồng hồ nhưng 10 người trong số đó còn không phát biểu được đủ 5 phút?”
Câu trả lời ông nhận được: “Cái đó là bất đắc dĩ rồi.”
Thật ra, đó không phải là một nhiệm vụ bất đắc dĩ. Đó là biểu hiện của sự quản lý kém hiệu quả, kém năng suất. Nhiều doanh nghiệp cứ nghĩ chỉ cần thêm người tham gia, thêm thời gian họp hành, thêm nội dung trao đổi thì công việc sẽ hoàn thành sớm hơn.
Nhưng tư tưởng đó lại chính là nguyên nhân khiến hoạt động kinh doanh ngày càng trì trệ, tinh thần đội ngũ càng suy sụp.
Thực tế cho thấy là không phải công việc nào cũng cần phản hồi ngay lập tức. Chúng ta không nên tổ chức họp chỉ để trao đổi và truyền đạt thông tin, đơn giản vì chúng ta có thể nhắn tin hoặc email cho nhau các thông tin cần thiết.
Nếu cần phải họp, hãy thử đặt thời gian họp ngắn hơn thông thường, khoảng 15 hoặc 30 phút là đủ thay vì mặc định phải họp ít nhất 1 tiếng đồng hồ. Và nếu không thật sự cần thiết, hãy thử sử dụng vài công cụ dưới đây:
• Gửi tin nhắn trực tiếp: Slack, Facebook, Workplace, Microsoft Teams
• Quản lý dự án: Asana, Trello, Basecamp. Airtable
• Tắt thông báo email và website: Inbox Pause, Blocksite
4. Đánh giá khách quan mức độ ưu tiên của mỗi quyết định!
Nói về giao tiếp không đồng bộ, ta không thể không nhắc đến hệ thống phân loại của nhà sáng lập Amazon – Jeff Bezos: Quyết định loại 1 và Quyết định loại 2.
Các quyết định loại 1 thường là những quyết định quan trọng, mang tầm ảnh hưởng lớn, không thể sửa hay rút lại được và mang tính rủi ro cao. Quyết định loại 2 thì hoàn toàn ngược lại. Nếu bạn mắc sai lầm, bạn có thể sửa đổi mà không phải chịu quá nhiều thiệt hại.
Hầu hết các quyết định của chúng ta thường là loại 2, và ta không nên mất quá nhiều thời gian cho chúng. Càng ít quyết định loại 1 thì ta càng đỡ tốn thời gian cho việc nhắn tin hay họp hành.
5. Thử task-bundling?
Đa nhiệm từ lâu đã được chứng minh sẽ làm giảm hiệu suất công việc đáng kể, vì não ta không thể tập trung vào hai việc cùng lúc được. Thế thì, nếu ta chỉ tập trung làm từng việc một, nhưng chia ngắn các công việc ra rồi chuyển đổi qua lại liên tục giữa chúng thì sẽ như thế nào?
Hãy tưởng tượng bộ não là động cơ chiếc xe máy của bạn. Khi bạn muốn chạy xe, bạn phải mất vài giây khởi động để xe nóng máy rồi mới vào guồng và chạy được.
Thế nhưng, chạy chưa tới đâu thì bạn lại tắt động cơ rồi khởi động lại từ đầu. Mỗi lần ta nhảy qua một công việc khác, bộ não lại phải bắt đầu chạy hết công suất để tập trung. Cứ thế, về lâu dài ta vừa mất thời gian, vừa giảm khả năng tập trung, vừa tổn hao sức lực.
Vậy, liệu có phương pháp quản trị thời gian nào có thể thật sự tăng hiệu suất công việc của ta?
Kinda Milkman – giáo sư kinh tế học hành vi tại trường đại học Pennsylvania – giới thiệu thuật ngữ “temptation bundling”. Thuật ngữ này nói về việc kết hợp những việc bạn muốn làm với những việc bạn cần làm, từ đó giúp bạn xây dựng những thói quen tích cực.
Ví dụ, bác sĩ yêu cầu tôi vận động 30 phút mỗi ngày với tần suất ít nhất 3 lần/tuần. Tôi có thể lựa chọn như sau: Hoặc là tập thể dục như mọi lần, hoặc kết hợp việc tập luyện với một hoạt động khác mà tôi muốn làm. Ví như tôi vừa tập thể dục vừa xem một bộ phim tài liệu trên YouTube hay gọi điện thoại nói chuyện với ai đó chẳng hạn.
Như vậy, thay vì ta cố tìm lý do để bào chữa, thì việc suy nghĩ cách sắp xếp thời gian không những giúp ta có thêm cơ hội thành công mà còn cho ta được sống một cuộc đời thật ý nghĩa, trọn vẹn, và không tiếc nuối.
Như câu nói của triết gia khắc kỷ Seneca thời kỳ La Mã: “Đời dài hơn nếu như ta biết cách sử dụng thời gian.”
