Bảo mật thông tin trong hợp đồng
Thời đại 4.0 – khi nền công nghệ thông tin phát triển mạnh mẽ như hiện nay, việc kết nối giữa các doanh nghiệp, cá nhân trong truyền tải và trao đổi dữ liệu số được thiết lập một cách dễ dàng là một lợi thế nhưng cũng kéo theo những.tác động tiêu cực mà phổ biến nhất là rò rỉ thông tin.
Trong quá trình hợp tác, các bên đã thực hiện chia sẻ hoặc tiếp nhận thông tin từ đối tác hoặc từ những bên.liên quan để thực hiện giao dịch là điều bắt buộc xảy ra. Tuy nhiên, khi các thông tin quan trọng đươc tiết lộ ra ngoài, các doanh nghiệp hoặc cá nhân có thể phải đối mặt với những hệ luỵ nghiêm trọng nếu những thông tin này bị một bên thứ ba hay chính.đối tác của mình lợi dụng để trục lợi hoặc có mục đích xấu.
Đặt ra vấn đề – các bên phải có “thoả thuận bảo mật thông tin” trở thành giải pháp tối ưu để các doanh nghiệp hoặc cá nhân có thể chia sẻ thông tin một cách an toàn. HR Digest xin điểm qua những điểm quan trọng để bạn có cơ sở xem xét, có được cái nhìn tổng quan về các quy định liên quan bảo mật thông tin trong hợp đồng cũng như nguyên tắc áp.dụng trong hợp đồng.
I. Thoả thuận bảo mật thông tin là gì?
Thỏa thuận bảo mật thông tin hay còn gọi là thỏa thuận không tiết lộ thông tin (trong tiếng Anh gọi.là Non – Disclosure Agreement hay NDA) được hiểu là thoả thuận giữa hai hoặc nhiều bên rằng một số thông tin tài liệu, kiến thức, bí mật nhất định phải được giữ kín và chỉ chia sẻ với bên thứ ba vì những mục đích chung nhưng rất hạn chế.
Thỏa thuận NDA còn được biết với nhiều tên gọi khác như Confidentiality Agreement, Confidential.Disclosure Agreement, Proprietary Information Agreement, Secrecy Agreement.
Khoản 23 Điều 4 Luật Sở hữu trí tuệ 2009 quy định:
“Bí mật kinh doanh là thông tin thu được từ hoạt động đầu tư tài chính, trí tuệ chưa được bộc lộ và có khả năng sử dụng trong kinh doanh.”
Bí mật kinh doanh thường liên quan đến các loại thông tin khác nhau như:
– Bí quyết kỹ thuật và khoa học: công thức sản xuất sản phẩm, cấu tạo kỹ thuật của.sản phẩm, bản thiết kế…
– Thông tin thương mại: danh sách khách hàng, hệ thống nhà phân phối, kế hoạch kinh doanh, chiến lược quảng cáo…
– Thông tin về tài chính: cơ cấu giá…
– Chính bởi sự quan trọng của các thông tin này mà pháp luật đã có những quy định bảo mật thông tin trong hợp đồng nhằm duy trì và khuyến khích những chuẩn mực đạo đức và sự công bằng trong thương mại. Mục đích chính của việc đặt ra những quy định bảo mật thông tin nhằm tạo ra động lực cho các doanh nghiệp sáng tạo bằng cách bảo vệ thời gian và nguồn vốn đáng kể đã được các doanh nghiệp đầu tư vào việc phát triển những sáng tạo mang lại những lợi thế cạnh tranh cả về mặt kỹ thuật và thương mại.
II. Vai trò của thoả thuận bảo mật thông tin
1. Thúc đẩy giao kết hợp đồng
Thông thường, thỏa thuận bảo mật thông tin sẽ được ký khi hai công ty hoặc cá nhân hay thực thể.đang xem.xét kinh doanh, hợp tác, cần phải biết được quy trình sử dụng trong kinh doanh của nhau nhằm mục đích đánh giá mối quan hệ kinh doanh tiềm năng trước khi đi đến quyết định hợp tác. Trong trường hợp đàm phán thất bại, các bên vẫn có thể yên tâm rằng thông tin họ đã chia sẻ vẫn an toàn và không bị sử dụng để gây bất lợi cho họ. Thoả thuận bảo mật thông tin tạo cơ sở cho các bên tìm hiểu, đưa ra đánh giá, phân tích thị trường, đưa ra dự đoán về dự án trong tương lai từ đó tiến đến giao kết hợp đồng.
2. Ngăn chặn rủi ro của việc rò rỉ thông tin
Trong quá trình hợp tác kinh doanh, việc chia sẻ thông tin giữa các doanh nghiệp là khó tránh khỏi. Khi các.thông tin về khách hàng, chiến lược kinh doanh, … bị rò rỉ ra bên ngoài, các doanh nghiệp sẽ chịu thiệt hại về tài chính lẫn.quan hệ công chúng, ví dụ: mất lợi nhuận do hình ảnh bị hư hỏng, mất khách hàng, đối tác, chi trả tiền bồi thường cho các hợp đồng vi phạm,…. Thoả thuận bảo mật thông tin giúp đảm bảo các thông tin quan trọng được chia sẻ một cách an toàn và làm giảm thiểu việc rò rỉ thông qua những chế tài đối với hành vi vi phạm.
3. Xây dựng niềm tin để các bên hợp tác
Thoả thuận bảo mật thông tin tạo thêm sự tin tưởng, tín nhiệm giữa các bên đối tác giúp các cuộc đàm phán diễn ra thuận lợi và hợp đồng được thực hiện một cách suôn sẻ hơn. Ngoài ra thoả thuận này cũng giúp ngăn chặn hành vi trộm cắp, lạm dụng, xuyên tạc tài sản trí tuệ.
III. Phân loại thoả thuận bảo mật thông tin
1. Thoả thuận bảo mật thông tin đơn phương
Thoả thuận bảo mật thông tin đơn phương (hay thoả thuận một chiều) liên quan đến hai bên trong đó chỉ có một bên (tức là bên tiết lộ) có khả năng tiết lộ một số thông tin nhất định cho bên kia (tức bên nhận) và yêu cầu thông tin đó phải được bảo mật vì một số lí do. Phần lớn các thoả thuận bảo mật thuộc loại này. Thỏa thuận thường nhằm mục đích bảo vệ bí mật của doanh nghiệp thông qua việc yêu cầu nhân viên mới bảo mật thông tin mà công ty cung cấp.
Trong trường hợp này, nhân viên sẽ là bên duy nhất kí thỏa thuận. Ngoài mục đích bảo vệ bí mật kinh doanh của doanh nghiệp, loại thoả thuận này cũng được sử dụng để bảo vệ bản quyền. Những nhà nghiên cứu tư nhân hoặc những nhà nghiên cứu tại các trường đại học đôi lúc phải ký thoả thuận bảo mật thông tin để tiến hành nghiên cứu.
2. Thoả thuận bảo mật thông tin song phương
Thoả thuận bảo mật thông tin song phương (hay còn gọi là thoả thuận bảo mật thông tin hai chiều) liên quan đến hai bên trong đó cả hai bên dự định tiết lộ thông tin cho nhau và mỗi bên sẽ được bảo vệ nếu như có những tiết lộ thêm không được cho phép. Ví dụ, nhà sản xuất chip phải giữ bí mật về công nghệ được sử dụng trong điện thoại và nhà sản xuất điện thoại cũng phải giữ bí mật về công nghệ được sử dụng trong chip. Loại thoả thuận này là phổ biến khi các doanh nghiệp đang xem xét liên doanh hoặc sáp nhập với nhau.
3. Thoả thuận bảo mật thông tin đa phương
Một thoả thuận bảo mật thông tin đa phương liên quan đến ba hoặc nhiều bên trong đó ít nhất một trong các bên có khả năng tiết lộ thông tin cho các bên khác và yêu cầu thông tin đó phải được bảo mật. Loại thoả thuận này giúp loại bỏ việc phải sử dụng thoả thuận đơn phương hoặc song phương giữa hai bên. Ví dụ, chỉ cần một thoả thuận đa phương duy nhất được ký bởi ba bên, trong đó mỗi bên có ý định tiết lộ thông tin cho hai bên còn lại, thay vì dùng ba thoả thuận song phương riêng biệt giữa bên thứ nhất và bên thứ hai, bên thứ hai và bên thứ ba và bên thứ ba và bên thứ nhất.
IV. Các quy định của pháp luật hiện hành về thoả thuận bảo mật thông tin
Khoản 2 Điều 387 Bộ luật dân sự 2015 quy định: “Trường hợp một bên nhận được thông tin bí mật của bên kia trong quá trình giao kết hợp đồng thì có trách nhiệm bảo mật thông tin và không được sử dụng thông tin đó cho mục đích riêng của mình hoặc cho mục đích trái pháp luật khác”.
Điều khoản bảo mật thông tin trong hợp đồng được quy định dựa trên các cơ sở pháp lý rõ ràng tại các bộ luật chuyên ngành khác như:
– Bộ luật lao động 2019;
– Luật thương mại 2005;
– Luật sở hữu trí tuệ 2005 (sửa đổi, bổ sung năm 2019)
………..
Cụ thể:
1. Bảo mật thông tin trong hợp đồng lao động
Khoản 2, Điều 21, Bộ luật Lao động năm 2019 quy định:
“Khi người lao động làm việc có liên quan trực tiếp đến bí mật kinh doanh, bí mật công nghệ theo.quy định của pháp luật thì người sử dụng lao động có quyền thỏa thuận bằng văn bản với người lao động về nội dung, thời hạn bảo vệ bí mật kinh doanh, bảo vệ bí mật công nghệ, quyền lợi và việc bồi thường trong trường hợp vi phạm.”
a) Hình thức của thoả thuận
Trong trường hợp này, thoả thuận bảo mật thông tin có thể dưới hình thức là một điều khoản trong.hợp đồng hoặc là một thỏa thuận về bảo mật thông tin riêng biệt như:
– Ghi nhận tại hợp đồng lao động hoặc các phụ lục hợp đồng lao động. Trường hợp này, các bên thỏa thuận về điều khoản bảo mật thông tin trong hợp đồng ngay từ khi bắt đầu quan hệ lao động hoặc trong quá trình làm việc các bên phát sinh nhu cầu cần thỏa thuận về bảo mật thông tin thì lúc này thỏa thuận của các bên được ghi nhận trong phụ lục của hợp đồng.
– Thiết lập một thỏa thuận hoặc cam kết độc lập.
– Thỏa thuận điều khoản bảo mật thông tin trong hợp đồng chỉ được lập khi có sự tồn tại của quan hệ lao động (Không lập trước khi ký kết hợp đồng lao động hoặc sau khi chấm dứt hợp đồng lao động).
b) Nội dung của thoả thuận:
Nội dung của thỏa thuận về bảo mật thông tin bao gồm:
– Phạm vi thông tin bảo mật, các tiêu chí để xác định các thông tin cần bảo mật.
– Thời gian, không gian cam kết bảo mật: Tùy từng trường hợp cụ thể để xác định thời gian, không gian tuân thủ phù hợp. Việc đánh giá thực hiện sẽ dựa trên sự cân bằng lợi ích của 2 bên, đủ khả năng bảo vệ các thông tin, lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp đồng thời đảm bảo quyền của NLĐ.
– Cam kết và trách nhiệm bồi thường của NLĐ để cân nhắc đến nguyên tắc bồi thường giá trị tương xứng với thiệt hại, bên cạnh đó là phương thức phòng ngừa và xử lý đối với bên thứ ba khi cam kết bị vi phạm.
– Nghĩa vụ đối ứng của doanh nghiệp nhằm cân nhắc đến lợi ích của NLĐ khi ký kết, thực hiện thỏa thuận hạn bảo mật thông tin. NLĐ được nhận những lợi ích tương xứng với cam kết của họ là cơ sở tăng cường sự tuân thủ thỏa thuận.
2. Bảo mật thông tin trong hợp đồng thương mại
Khoản 4 Điều 289 Luật Thương Mại 2005 quy định về Nghĩa vụ của thương nhânnhận quyền: “Giữ bí mật về bí quyết kinh doanh đã được nhượng quyền, kể cả sau khi hợp đồng nhượng quyền thương mại kết thúc hoặc chấm dứt;”
Điểm b Điều 45 Luật Cạnh Tranh 2018 về hành vi cạnh tranh không lành mạnh bị cấm quy định: “Xâm phạm thông tin bí mật trong kinh doanh dưới các hình thức sau đây:
Tiết lộ, sử dụng thông tin bí mật trong kinh doanh mà không được phép của chủ sở hữu thông tin đó.”
Ngoài ra, khoản 1 Điều 110 Luật Cạnh tranh 2018 quy định:
“Tổ chức, cá nhân có hành vi vi phạm pháp luật về cạnh tranh thì tuỳ theo tính chất, mức độ vi phạm mà bị xử lý kỷ luật, xử phạt vi phạm hành chính hoặc bị truy cứu trách nhiệm hình sự; nếu gây thiệt hại đến lợi ích của Nhà nước, quyền và lợi ích hợp pháp của tổ chức, cá nhân thì phải bồi thường thiệt hại theo.quy định của pháp luật”.
Khi xuất hiện trường hợp xâm phạm bí mật kinh doanh. Bên bị thiệt hại có quyền yêu cầu bên vi phạm.dừng hành vi đó lại. Nếu mức độ vi phạm trầm trọng có thể tiến hành thủ tục tố tụng dân sự hay hình sự. Vì khi đàm phán về hợp đồng thương mại thì hai bên đã quy định rõ về các chế tài xử lý khi xâm phạm bí mật kinh doanh.
3. Bảo mật thông tin trong hợp đồng li-xăng
Đôi lúc các nhà sáng chế hoặc công ty phải chia sẻ ý tưởng kinh doanh, sản phẩm mẫu của một loại.sản phẩm sáng tạo hoặc thông tin bí mật với bên thứ ba. Họ phải tiết lộ thông tin nhằm tìm hiểu khả năng sản xuất, thiết kế hoặc.thương mại hóa một sản phẩm cụ thể trong mối quan hệ hợp tác với công ty khác khi đàm phán các hợp đồng li-xăng hoặc khi tìm kiếm nguồn tài chính để phát triển một sản phẩm hoặc triển khai một kế hoạch kinh doanh. Vì vậy, trong trường hợp này, một thoả thuận bảo mật thông tin sẽ bảo đảm an toàn cho quá trình chia sẻ thông tin giữa các bên.
Điều 199 Luật sở hữu trí tuệ 2005 quy định: “Tổ chức, cá nhân có hành vi xâm phạm quyền sở hữu trí tuệ của tổ chức, cá nhân khác thì tuỳ theo tính chất, mức độ xâm phạm, có thể bị xử lý bằng biện pháp dân sự, hành chính hoặc hình sự.”
4. Bảo mật thông tin trong hợp đồng tiêu dùng
Điều 6 Luật bảo vệ quyền lợi người tiêu dùng 2010 quy định:
“1. Người tiêu dùng được bảo đảm an toàn, bí mật thông tin của mình khi tham gia giao dịch, sử dụng hàng hóa, dịch vụ, trừ trường hợp cơ quan nhà nước có thẩm quyền yêu cầu.
2. Trường hợp thu thập, sử dụng, chuyển giao thông tin của người tiêu dùng thì tổ chức, cá nhân kinh doanh hàng hóa, dịch vụ có trách nhiệm:
a) Thông báo rõ ràng, công khai trước khi thực hiện với người tiêu dùng về mục đích hoạt động thu thập, sử dụng thông tin của người tiêu dùng;
b) Sử dụng thông tin phù hợp với mục đích đã thông báo với người tiêu dùng và phải được.người tiêu dùng đồng ý;
c) Bảo đảm an toàn, chính xác, đầy đủ khi thu thập, sử dụng, chuyển giao thông tin của người tiêu dùng;
d) Tự mình hoặc có biện pháp để người tiêu dùng cập nhật, điều chỉnh thông tin khi phát.hiện thấy thông tin đó không chính xác;
đ) Chỉ được chuyển giao thông tin của người tiêu dùng cho bên thứ ba khi có sự đồng ý của người tiêu dùng, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác.”
5. Bảo mật thông tin trong hợp đồng tín dụng ngân hàng
Khoản 2 Điều 14 Luật các tổ chức tín dụng 2010 quy định:
“Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài phải bảo đảm bí mật thông tin liên quan đến tài khoản, tiền gửi, tài sản gửi và các giao dịch của khách hàng tại tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài.”
V. Kết luận
Điều khoản bảo mật có thể được các bên ký kết trước khi thực hiện ký kết hợp đồng chính thức, do đó bản thân điều khoản bảo mật có thể là một thoả thuận riêng biệt hoặc là một điều khoản trong Hợp đồng mà các bên tham gia ký kết tuỳ vào giai đoạn và mục đích của các bên.
Giá trị của thông tin được bảo mật sẽ quyết định những hệ luỵ kéo theo khi các bên phát hiện đối tác hoặc bên thứ ba có liên quan vi phạm do đó để đảm bảo quyền và lợi ích hợp pháp của doanh nghiệp hoặc bản thân mình, Quý doanh.nghiệp nên cân nhắc kỹ các điều khoản ràng buộc và khái niệm “Thông tin” trong điều khoản này để tránh những xung đột không đáng có xảy ra.
