8 kỹ năng mềm Gen Z cần có để phát triển trong môi trường làm việc

Rõ ràng thế hệ gen Z ngày nay có nhiều tiềm năng để phát triển.

Thực tế, Gen Z đang được biết đến là một thế hệ những người trẻ, linh hoạt và sáng tạo. Điều này đã tạo ra sự cạnh tranh trong phân chia công việc, quyền ra quyết định, lương thưởng, và các khía cạnh gây tranh cãi khác trong môi trường làm việc.

Như bất kỳ thế hệ nào khác, nhóm các gen Z thông thạo công nghệ này cũng cần học các kỹ năng mềm thiết yếu cho công việc. Kỹ năng mềm là những kỹ năng không thuộc lĩnh vực chuyên môn mà được hình thành và phát triển thông qua trải nghiệm sống và quá trình làm việc. Bằng cách phát triển 8 kỹ năng mềm quan trọng này, các bạn trẻ gen Z có thể phát triển và thành công hơn trong môi trường làm việc.

1. Kỹ năng làm việc đơn nhiệm

Gen Z – được sinh ra từ năm 1997 đến 2012 – trưởng thành trong thời đại điển hình của kỹ năng đa nhiệm (làm nhiều thứ cùng một lúc). Đa nhiệm được coi là một kỹ năng được đề cao trong môi trường làm việc ngày nay. Dù vậy, một phân tích của Madore và Wagner đã cho thấy, bạn có thể bị làm việc quá độ và giảm chất lượng công việc nếu làm nhiều việc cùng một lúc.

Một phương thức thay thế cho đa nhiệm là kỹ năng làm việc đơn nhiệm. Bạn có thể tập trung vào công việc bằng cách lên lịch các khoảng thời gian tập trung kéo dài từ 2 đến 3 giờ cho mỗi ca làm việc. Trong thời gian này, hãy chọn một không gian yên tĩnh để tránh bị xao lãng và hoàn thành một việc duy nhất. Tùy thuộc vào yêu cầu và tính chất công việc, bạn có thể điều chỉnh độ dài hoặc mục đích của khoảng thời gian tập trung này. Kỹ năng nàygiúp bạn làm việc tập trung và hiệu quả hơn.

2. Kỹ năng giao tiếp bằng lời nói

Đa số các bạn trẻ Gen Z có nhiều điều để chia sẻ. Theo báo cáo của Morning Consult, TikTok, Instagram và Youtube là nơi gen Z dành phần lớn thời gian trực tuyến của họ. Nói chuyện thông qua video là một cách tốt để luyện tập giao tiếp bằng lời nói. Tuy nhiên, nói chuyện với ai đó trực tiếp qua điện thoại giúp bạn trở thành người giao tiếp tốt hơn; tự tin thuyết trình, đóng góp ý kiến vào các cuộc họp và giao tiếp với khách hàng.

Ngoài việc có các cuộc trò chuyện thông dụng, bạn có thể cải thiện kỹ năng giao tiếp bằng lời nói thông qua việc nghe sách nói, podcast và các bài diễn thuyết TED Talks từ các chuyên gia trong nhiều lĩnh vực khác nhau.

3. Kỹ năng soạn thảo văn bản kinh doanh

Bạn có thể đã từng viết ra suy nghĩ của mình về các vấn đề cá nhân, chính trị, công việc trên các nền tảng mạng xã hội. Tuy vậy, việc viết Email chuyên nghiệp để diễn đạt rõ ràng quan điểm của bạn lại yêu cầu kỹ năng viết khác biệt. Bạn có thể cải thiện kỹ năng soạn thảo các văn bản trong kinh doanh  của mình bằng cách xác định rõ 3 điểm sau:

• Hiểu rõ mục tiêu: Xác định rõ bạn muốn đạt được điều gì, sau đó viết Email xây dựng thông điệp muốn truyền tải xung quanh vấn đề đó.
• Hướng đến sự rõ ràng: Tránh dùng ngôn ngữ địa phương hoặc lối viết tin nhắn thông thường và chỉ sử dụng thuật ngữ ngành khi cần thiết.
• Hiểu rõ người đọc: Dù bạn gửi thông tin cho đồng nghiệp, khách hàng hay ban lãnh đạo công ty, hãy luôn dùng cách viết chuyên nghiệp, với thông điệp được truyền tải rõ ràng. 

Bạn có thể tham khảo các khóa học trực tuyến qua Udemy, Linkedin Learning hoặc Coursera để nâng cao kỹ năng viết Email kinh doanh, viết báo cáo.

4. Kỹ năng tự tin ra quyết định

Trong quá trình làm việc, bạn phải ra các quyết định lớn và nhỏ mỗi ngày. Theo Hiệp hội sinh viên Mỹ, Gen Z thường phải dựa vào mạng xã hội và các nguồn thông tin khác để ra quyết định.

Quyết định dựa trên sự nhất trí từ cộng đồng trực tuyến hoặc ngoại tuyến của bạn có thể hữu ích, nhưng ra quyết định dựa trên suy nghĩ và kinh nghiệm của bản thân có nghĩa là bạn có thể ra quyết định một cách tự tin, nhanh chóng và hiệu quả hơn. 

Bạn có thể cải thiện kỹ năng tự tin ra quyết định bằng cách tự đề ra hạn chót, cân nhắc ưu nhược điểm và rút ra kết luận chắc chắn cho bản thân. Hãy áp dụng các bước này vào quyết định các vấn đề trong công việc, như cách phản hồi với khách hàng hoặc thời gian liên hệ với phòng nhân sự để giải quyết vấn đề tồn đọng.

5. Kỹ năng quản lý căng thẳng

Annie E. Casey Foundation — một tổ chức từ thiện hỗ trợ thanh thiếu niên đã có một khảo sát cho biết, chưa đến 50% Gen Z cảm thấy sức khỏe tinh thần đang ở trạng thái “tốt” hoặc “kiểm soát được” về mức độ căng thẳng và lo lắng.

Nếu công việc thường xuyên khiến bạn cảm thấy căng thẳng hoặc lo lắng quá mức, thì bạn nên tìm kiếm cơ hội việc làm khác tốt hơn. Tuy nhiên, nếu bạn thấy công việc được giao là công bằng và hợp lý, thì hãy học cách quản lý căng thẳng để tạo ra một không gian an toàn, thoải mái cho chính mình. Bạn có thể thử một số gợi ý dưới đây để tìm ra cách phù hợp nhất với bản thân, chẳng hạn như:

• Hạn chế sử dụng và không để bị “nghiện” các trang mạng xã hội;
• Tạo thói quen tập thể dục bằng cách đi bộ, bơi lội hoặc rèn luyện thể lực;
• Dọn dẹp nhà cửa hoặc nơi làm việc của bạn.

Viện Sức khỏe Toàn cầu đã có nghiên cứu cung cấp thông tin về các phương pháp khác để kiểm soát căng thẳng, như áp dụng các liệu pháp nghệ thuật, thiền định và liệu pháp hành vi nhận thức. Hãy thử nghiệm và lựa chọn phương pháp phù hợp nhất với bản thân, để quản lý căng thẳng tốt hơn, cải thiện sức khỏe và tăng cường hiệu suất công việc.

6. Kỹ năng đàm phán

Đàm phán luôn hữu ích bất cứ khi nào bạn cần đạt được thỏa thuận với ai đó, ví dụ:

• Thương lượng để được công ty hoặc cấp trên đồng ý với mức lương mong muốn của bạn.
• Thuyết phục và sắp xếp một cuộc họp với khách hàng.
• Trao đổi với người quản lý để thay đổi kế hoạch của bạn.

Trong những trường hợp này, bạn phải biết cách để đạt được kết quả cuối cùng phù hợp với các bên liên quan. Bạn có thể tìm một người bạn, cố vấn nghề nghiệp hoặc chuyên gia đàm phán để thử thực hành cách trình bày ý kiến, thể hiện quan điểm của mình, học cách lắng nghe ý kiến của người khác, làm rõ những điểm quan trọng nhất, sau đó đàm phán và thương lượng để thống nhất giải pháp.

7. Kỹ năng lắng nghe chủ động

Lắng nghe chủ động giúp bạn nghe được những thông tin thực sự được đề cập, hơn là những gì bạn nghĩ đang được nói. Với tâm thế là một người lắng nghe chủ động, bạn sẽ giao tiếp trực tiếp với người nói bằng mắt, khuyến khích họ chuyển hóa những suy nghĩ trong đầu thành lời nói, để đảm bảo bạn hiểu đúng về chúng.

Mỗi cuộc trao đổi và thảo luận tại nơi làm việc sẽ là một cơ hội tốt để bạn có thể rèn luyện kỹ năng lắng nghe chủ động. Khi đến lượt bạn nêu ý kiến, hãy cố gắng đừng để bản thân bị phân tâm hoặc đưa ra những giả định. Bạn nên hỏi càng nhiều càng tốt để hiểu rõ hơn những gì đối phương đã nói. Sau đó, bạn có thể bắt đầu đưa ra câu trả lời khéo léo thúc đẩy cuộc trò chuyện tiếp tục. Dưới đây là ví dụ về cách người nghe chủ động  có thể phản hồi:

“Cảm ơn bạn đã chia sẻ những thông tin này. Tôi nghe bạn nói là bạn muốn làm việc ở một phần khác của dự án, có đúng không?”

Đây là một cách ngắn gọn để khẳng định lại ý mà người khác đã nói và đảm bảo rằng bạn đã hiểu chính xác lời nói đó của họ, điều này có thể giúp giảm thiểu sự hiểu lầm, thúc đẩy đối thoại và giúp người khác cảm thấy được lắng nghe tích cực.

8. Kỹ năng đánh giá những lời phê bình

Gen Z là thế hệ luôn sẵn sàng góp ý và thẳng thắn đóng góp ý kiến trước những biểu hiện thiếu công bằng, không minh bạch trong quá trình tuyển dụng và làm việc. Các bạn cũng không ngần ngại thể hiện rõ quan điểm và phản hồi khi người quản lý yếu kém về khả năng lãnh đạo hoặc năng lực chuyên môn. Tuy nhiên, không phải lời phê bình hay thông tin phản hồi nào cũng mang tính tiêu cực. Chúng ta nên phân biệt giữa những lời góp ý mang tính xây dựng và những lời phê bình mang tính công kích, để cùng nhau tạo ra những trải nghiệm tích cực hơn tại nơi làm việc.

Nếu bạn nhận được phản hồi từ khách hàng, đồng nghiệp hoặc người quản lý, hãy suy xét xem những góp ý đó mang tính xây dựng hay phá hoại, bằng cách chú ý đến phản hồi của người đó và suy ngẫm xem những ý kiến đó khiến bạn cảm thấy thế nào.

Đây là một ví dụ về phản hồi mang tính công kích:

“Nakia, tôi thấy báo cáo tiếp thị của bạn cẩu thả và thiếu chuyên nghiệp. Chúng tôi không thể trình bày điều này với khách hàng và tôi muốn bạn làm lại nó! Nội dung không rõ ràng và dữ liệu mà bạn sử dụng đã lỗi thời.”

Dưới đây là một ví dụ về phản hồi mang tính xây dựng:

“Cảm ơn bạn đã làm việc này, Nakia! Bạn đã chọn những điểm dữ liệu tuyệt vời để chia sẻ. Đối với bản sửa đổi lần 1, tôi muốn bạn tập trung phân tích từ những dữ liệu gần đây hơn (5 năm trở lại). Tôi kỳ vọng thành phẩm sẽ rõ ràng và súc tích hơn. Bạn đang đi đúng hướng!”.

Trong ví dụ đầu tiên, cách phản hồi mang cảm xúc tiêu cực và không có ích cho người nghe. Còn ví dụ thứ hai thì cách phản hồi có giọng điệu tích cực và bao gồm hướng dẫn về cách cải thiện. 

Cuối cùng, đồng nghiệp của bạn cũng nên đưa ra những phản hồi trung thực nhưng vẫn đảm bảo tính chuyên nghiệp, tôn trọng và khích lệ. Khi hiểu được sự khác biệt này, bạn sẽ biết cách sử dụng phản hồi mang tính xây dựng để cải thiện công việc của mình và ngăn chặn những phản hồi mang tính phá hoại.