4 bước khắc phục tình trạng quá tải với nhóm chat công việc
KHỦNG HOẢNG “NHÓM CHAT”
Trong thời đại công nghệ 4.0, thực trạng người lao động sử dụng các ứng dụng xã hội trong công việc như Messenger, Telegram, Zalo để nhắn tin và gửi email đã tăng đến 50% trong 12 năm qua.
Tuy những phương thức này có thể cải thiện hiệu quả công việc, nhưng chúng cũng khiến nhân viên phải đối mặt với tình trạng “quá tải thông tin”. Điều này không chỉ ảnh hưởng tiêu cực đến tinh thần và năng suất làm việc của nhân viên, mà còn dẫn đến tình trạng nghỉ việc gia tăng, nhất là ở các thành viên có vai trò kết nối trong tổ chức.
Nguyên nhân của tình trạng quá tải gia tăng đến từ luồng trao đổi thông tin chứ không phải khối lượng công việc. Hiện tại, doanh nghiệp hầu như chưa có giải pháp đối với vấn đề này. Thật đáng tiếc khi công nghệ vốn được dùng để hỗ trợ giao tiếp trong công việc lại gây ra nhiều cản trở đối với người lao động.
Nghiên cứu gần đây cho thấy nhân viên tại ba công ty thuộc danh sách Fortune 500 trung bình mỗi ngày phải sử dụng luân phiên giữa các ứng dụng khác nhau hơn 1.200 lần. Theo thời gian, sự gián đoạn này sẽ để lại hậu quả lớn liên quan đến nhận thức và hiệu suất làm việc của nhân viên.
Ngày nay, các nhà lãnh đạo rất thận trọng với các khoản chi tiêu, nhưng đa phần họ không hề để tâm đến thời gian phối hợp làm việc của nhân việc. Do đó, để giảm thiểu tác hại của việc quá tải luồng trao đổi thông tin, các doanh nghiệp cần tập trung vào nguồn nhân lực của mình bằng cách thu thập và phân tích dữ liệu liên quan tới quá trình trao đổi thông tin của nhân viên thay vì yêu cầu họ kết nối và tương tác qua nhiều hình thức giao tiếp.
XÂY DỰNG TRÍ TUỆ CỘNG TÁC (COLLABORATIVE INTELLIGENCE)
Để khắc phục tình trạng quá tải luồng thông tin trên, việc xây dựng trí tuệ cộng tác đã trở thành nhu cầu cấp bách của các doanh nghiệp. Vấn đề đã được đưa vào nghiên cứu trong một tổ chức của Asana – The Work Innovation Lab với mục tiêu hỗ trợ các doanh nghiệp đáp ứng với các thách thức trong hoạt động của mình.
Các nghiên cứu viên đã xếp ngẫu nhiên người tham gia vào ba nhóm, trong đó nhóm 1 sẽ ghi chép dữ liệu hàng ngày, nhóm 2 sắp xếp và viết ra ba đến năm ưu tiên cá nhân hàng đầu, và nhóm 3 sẽ trình bày thứ tự dự án mà họ xếp cho hai người có liên quan. Mỗi nhóm ghi lại các chỉ số mỗi ngày trong hai tuần, từ Thứ Ba đến Thứ Sáu, sau đó tự ngẫm lại về bản thông số được tổng hợp từ dữ liệu của mình. Bảng thông số này hiển thị ba chỉ số chính để đo lường “trí tuệ cộng tác” hay chính là quá trình trao đổi thông tin của nhân viên. Từng chỉ số cũng được đem ra so sánh với các đồng nghiệp của người tham gia, bao gồm:
1. Số lần họ liên hệ với người khác để phối hợp làm việc
2. Số lần người khác liên hệ với họ để phối hợp làm việc
3. Số nhóm mà họ phối hợp làm việc cùng
Dựa trên các cơ sở nghiên cứu trước đây, kết quả cho thấy 49% nhân viên thuộc các tổ chức tham gia nghiên cứu đều gặp phải tình trạng quá tải bởi các ưu tiên chồng chéo lên nhau do mục tiêu và nhu cầu của các bên tham gia không đồng nhất. Nhân viên đã mất thời gian trao đổi thông tin thay vì thực hiện các ưu tiên của chính mình.
Báo cáo quá trình thực hiện cho thấy trí tuệ cộng tác giúp nâng cao ý thức của những người tham gia làm việc nhóm. Họ tập trung vào việc giảm sự quá tải cộng tác cho các thành viên. Nhóm 2 – nhóm thực hiện sắp xếp ưu tiên cá nhân mỗi ngày thể hiện rõ nhất sự thay đổi tích cực trên.
Theo như kết quả của nghiên cứu này, hành động hợp tác trên nền tảng Asana tăng 28% (ví dụ như gửi tin nhắn, giao nhiệm vụ, thêm thành viên vào dự án) và số lượng thông báo cho người khác giảm 7% (chẳng hạn như giới hạn số lượng người liên quan mật thiết mới tham gia vào dự án). Một người tham gia đã chia sẻ với chúng tôi: “Khi tôi nhìn bảng thông số này lần đầu tiên, tôi đã tự nhủ rằng tôi sẽ chú tâm hơn đến cách tôi tương tác với những người khác… và dường như tôi và mọi người đã làm được điều đó.”
Tin vui là, vấn đề quá tải luồng trao đổi thông tin hoàn toàn có thể kiểm soát được.
GIẢI QUYẾT TÌNH TRẠNG QUÁ TẢI THÔNG TIN
Cả nhân viên và doanh nghiệp cần phải có trách nhiệm giải quyết tình trạng quá tải luồng trao đổi thông tin
Báo cáo nghiên cứu giúp xác định bốn phương pháp thiết yếu các tổ chức có thể sử dụng để giảm thiểu tình trạng quá tải của nhân viên qua nguyên tắc MECE. Các doanh nghiệp sẽ được cung cấp dữ liệu để quản lý tốt hơn quá trình làm việc nhóm trong tổ chức.
1. Đầu tư vào các công cụ và nền tảng chuyên dụng
Theo Công ty Tư vấn và Nghiên cứu công nghệ Gartner, số lượng nhân viên sử dụng các nền tảng giao tiếp chuyên dụng cho công việc đã tăng 44% từ năm 2019 đến 2021.
Vì vậy, các tổ chức cần chủ động tìm kiếm và đầu tư vào các công cụ và nền tảng B2B với chức năng tự động hóa các luồng công việc cùng chế độ tập trung nhằm loại bỏ các xao nhãng cho người lao động.
Ngoài ra, các nhà lãnh đạo cùng cần ưu tiên sử dụng công cụ cộng tác họ đã đầu tư. Một tổ chức chúng tôi nghiên cứu đã tạo ra “trung tâm” tri thức tích hợp thông tin từ tất cả công cụ SaaS khác nhau giúp hiển thị các thông tin phù hợp với từng nhóm và tránh các thông tin không lên quan.
2. Trang bị kiến thức, kỹ năng hợp tác hiệu quả
Các tổ chức cần trang bị cho nhân viên khả năng hợp tác và sử dụng công cụ như bảng số liệu để họ có thể so sánh và đánh giá chất lượng hoạt động tương tác của mình.
Hơn 55% người tham gia nghiên cứu chia sẻ rằng họ đã nhận được nhiều giá trị nhất từ thông tin trên bảng số liệu của họ. Nhờ vào bảng theo dõi, họ sẽ tập trung hơn vào cách phân bổ thời gian.
Ví dụ, một nhân viên sẽ sắp xếp thêm thời gian vào một công việc dự án tại Asana khi họ thấy mình chỉ dành một phần nhỏ cho dự án đó. Một số đối tượng khác sẽ tương tác chủ động với mọi người nhiều hơn khi họ nhận ra mình đang cản trở dòng chảy công việc vì số lần bản thân đặt lịch với đồng nghiệp ít hơn mức trung bình.
Nhân viên sẽ biết quản lý hoạt động hợp tác của mình hiệu quả hơn khi biết được mức độ tương tác phù hợp với đồng nghiệp xung quanh.
3. Thiết lập tiêu chuẩn cộng tác trong tổ chức
Các tổ chức cần thiết lập chuẩn mực hợp tác trong công việc để quản lý chặt chẽ luồng công việc. Lấy ví dụ trường hợp công ty trong nghiên cứu kể trên có nhu cầu xây dựng tài liệu hướng dẫn cách thức cộng tác và trao đổi thông tin trong công việc. Kinh nghiệm thực tế khiến họ cho rằng không nên dùng email để lưu trữ thông tin quan trọng vì công cụ đó không tối ưu cho việc tra cứu. Công ty cũng nên thiết lập tiêu chuẩn về cách đánh giá mức độ khẩn cấp của thông tin đồng thời hướng dẫn cán bộ nhân viên sử dụng hình thức liên lạc phù hợp cho từng tình huống.
4. Reset (Tái thiết lập)
Các tổ chức cũng cần thiết lập lại nguyên tắc hợp tác ngay từ đầu.
Bản nghiên cứu đã đưa ra một bối cảnh giả lập về “cuộc họp ngày tận thế”. Trong phiên họp đó, những người tham gia đã tạm thời xóa tất cả các cuộc họp định kỳ trên lịch của mình. Bối cảnh tận thế đã giúp mọi người suy nghĩ lại về cách sử dụng thời gian của họ trong các cuộc họp và buộc họ phải tái thiết lập các lịch họp đó. Những buổi họp đó phải đảm bảo số lượng người tham dự, thời lượng, nhịp độ phù hợp với mục đích họp.
Các nhà quản lý có khuynh hướng tin vào sức mạnh của cộng tác mà không nhận ra những rủi ro tiềm ẩn khi không giám sát năng suất hay công việc của mọi người. Vì vậy, các tổ chức cần hỗ trợ nhân viên quản lý tình trạng quá tải cộng tác bằng cách đầu tư nhiều hơn để nâng cao nhận thức và ứng dụng hiệu quả khái niệm “trí tuệ hợp tác”.
Biên soạn: Khánh Nga và Tố Như dựa trên các thông tin tham khảo từ Rob Cross, Michael Arena, Greg Pryor, Rebecca Hinds, và Tim Bowman (Harvard Business Review)
